D-BROSの定番商品「クリエイターズダイアリー」は、デザイナーやプロデューサーが実際に制作進行の場で使用していたものを商品化したジャバラ式の手帳です。もちろんドラフトの社員は全員クリエイターズダイアリーを使っているのですが、その使い方はひとによって様々。D-BROS MAGAZINEでは、社員たちがどんな使い方をしているのか、スケジュール管理の捉え方や、効率アップのために工夫していることなどを聞いていきたいと思います。

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第2回目はドラフトの広告やブランディングなどの仕事を計画、進行していくプロデューサーチーム3人によるグループ座談会です。

<座談会メンバー>
藤谷 (D-BROS広報、オンラインストア担当)
樋野 (プロデューサー)
松本 (プロデューサー)
池本 (プロデューサー)

 

スケジュールは簡潔に、大事なポイントだけ書く

藤谷 「今日はクリエイターズダイアリーを実際に使っているみなさんに、スケジュール管理についての話を聞かせてもらえればと思っています。早速ですが、どんな風にクリエイターズダイアリーを使っていますか?」

樋野 「私はすべての予定を手帳で管理しています。実はプロジェクト欄はあまり上手く使えていなくて、最初はクライアント毎に分けて書き込んだりしていたんですけど、今はその日の訪問先の住所とか、メモ代わりに使っています。」

池本「私は手帳とグーグル両方で管理しています。どちらも書き方を統一していて、時間、どんな案件か、@場所、どこでやるかというのを書いてます」

樋野「宮田さんのスケジュールボード(※)と一緒ですよね」

※ドラフトでは、宮田のスケジュールを皆が共有して書き込めるよう、ホワイトボードに時間を軸を書いて管理しています。

池本「そうです、そうです。プロジェクト欄は動いている制作物も多いので、クライアント毎に管理っていうのがやり切れなくて。そういうツールは別でエクセルでスケジュール表を作っているので、逆にここはクライアント先のお休みとか、関わっている商品のリリース日とか発売日とか、誰かの出張の予定とか、この日になったらやらなきゃいけないことなど、日程がからむタスクを書いています」

松本「僕も手帳と携帯の両方で管理しています。基本、お客さんの前では手帳は見せられないので、グーグルで管理して、後から手帳に転記するようにしています。写している時にあわせてタスクを書き出すようにしていて、他の人への確認事項なども1回全部書き出して、終わったタスクを蛍光ペンでチェックしていくようにしています」

藤谷「へぇ。すごい細かく管理しているんですね」

松本「手で書かないと記憶に蓄積されないので、1回は書くようにしているんです」

藤谷「なるほど。プロジェクト欄はどうですか?」

松本「一軍、二軍みたいなものがあって、その時稼働しているものが一番上にくるように変えたりしてますね」

池本「この欄に収まらないんです。収めようと思ったらこれだけで1ページほしいくらい」

藤谷「そうですよね、ジョブ毎の詳細のスケジュールは別で作ってるんですよね?」

池本「エクセルで表を作ってクライアントともスタッフとも共有しています。案件によりますが、ツールが20個以上になることもあるので」

藤谷「うわぁ、それは多いですね。これは足りないですね」

池本「制作物のスケジュールを落とし込むのは難しいですね」

樋野「制作物のスケジュールはみんな別紙ですね。手帳には割と大きなトピックを入れている気がします。”発売“とか”リリース”とか流れがわかる大きなトピックスですね」

池本「そうそう。私もそうですね」

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藤谷「複数の案件が同時に進行していて混乱しないですか?」

池本「うーん、そうですね。ジョブ毎というより、自分の仕事という感じで把握しているので、あまり分けて考えていないのかもしれないです。ジョブ毎は別のスケジュール表に落としているので。あとプロデューサーはみんな別紙で宮田さんのスケジュールも持ち歩いています」

藤谷「複数のスケジュールを同時に整理できるってすごいですね」

池本「いや、どうしても1個に集約できないんですよね。ここにまとめられれば1番いいんですけど、情報量として書ききれないので。大枠は手帳に落ちていて、詳細は別紙という風にしています」

樋野「結局手帳に書いているのは打ち合わせの予定なんですよね。そこまでに何をするかとか細いことは書かないというか、書いている時間ももったいないので」

 

頭を整理するために必要なタスク管理

藤谷「タスク管理はどうしてるんですか?」

池本「私はパソコンのスティッキーズなんです」

樋野「私は付箋でパソコンに貼ってます。終わったらどんどん捨てていく」

池本「あぁ、考え方は一緒ですよね。私もスティッキーズに入力して、終わったら消していきます。急がないといけない案件は☆印つけたり、保留中の案件は線を引いて、下の方に書いたりしています」

藤谷「それはジョブ毎に分けてるんですか?」

池本「これはジョブ毎で分けてます。打ち合わせの時は非表示にして、お客さんに画面を見せても大丈夫なようにしています。でも未来のタスクは手帳に書いたりしてますね」

藤谷「未来の?」

池本「その日付になったら『あ、連絡しなきゃ』みたいな、未来の自分を気づかせるためのタスク管理にも使ってます」

松本「素敵だね、未来の自分のためって」

池本「そうなんです、未来の自分のため(笑)」

藤谷「松本さんは手帳に書き出しているんですよね?」

池本「手帳でタスク管理するとわからなくならないですか?過去にさかのぼる癖をつけるってことですか?」

松本「とりあえず1週間の間に決めたタスクはその週のうちに終わらせようというためにも書き出すようにしています」

 藤谷「書き出すと頭が整理されますよね」

 

スケジュールを目で認識する

藤谷「プロデューサーのみなさんは社内や社外のスケジュール調整をする機会も多いと思うんですが、大変じゃないですか?」

池本「もう大変です。候補日聞いてまわって調整しています」

藤谷「アナログなやり方ですね」

池本「ここはアナログですね。メールのやり取りだといつまでたっても決まらないので、聞いてまわるが一番手取り早いですね」

樋野「みんながいる場で決めちゃうとかね。クリエイターズダイアリーは時間軸で予定を記入するので、予定が入っているところと空いているところが目で見てパッと分かるのが助かってます」

藤谷「あぁ、なるほど。スケジュールを固まりで見ることができますよね」

diary_img_05▲俯瞰して眺めると予定が入っていないところが認識しやすい時間軸のフォーマット

 

樋野「こことここが空いてるっていうところに印をつけといて、決まったら消して、決まったものを書くようにしています」

池本「私も仮の予定を入れて、決まった物以外は消すようにしているのでフリクションは必須です」

藤谷「宮田さん、デザイナー、クライアントのスケジュールをそれぞれ調整しなければいけないから、常に複数のスケジュールを見る状況に慣れているのかもしれませんね」

 

週末もたっぷり書き込める 使いやすいフォーマット

藤谷「クリエイターズダイアリーの使いやすい部分、気に入っている部分があれば教えてください」

池本「私はいつも蛇腹がばらっとなっちゃう人なので、ゴムが二本に戻ってくれて嬉しいです。昨年はクリップで留めていました」

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樋野「私は週末も平日と同じ大きさになっているところです。他の手帳だと土日の欄が小さかったりするものもありますが、職種柄、撮影の仕事が土日に入ったり、準備しなくちゃいけないことが多いのですごく助かっています」

藤谷「あぁ確かに。週末も仕事入ってきちゃいますもんね」

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樋野「あともうひとつは、このミニのサイズ感です。ミニが出てからはずっとミニサイズを使っています。プライベートの予定はそんなに書き込んでいなんですけど、DMとかいろいろ手帳に挟んでいるので、結局土日も鞄に入れて持ち運んでるんですよ」

樋野「以前までは手帳と大きい筆箱を持ち歩いていたんですが、とある店でこのクリップを見つけてから、クリップに好きなペンをセットして、これで私の筆記用具はすべて収まるようになりました。何かあった時もこれさえあれば、お手紙書く時は万年筆があるし、基本的にはこれですべてOKなので、ミニマム化できたというのがすごくうれしいです」

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池本「私も持ち運び面でミニにしてます。レギュラーサイズだとやっぱりちょっと大きいなというのがあって。あとは、私達結構パソコンを持ち運ぶので、少しでも軽くしたくて」

松本「それは切実だからね」

樋野「グラム数がね」

池本「ほんと。20gでも軽くしたい(笑)」

藤谷「あはは。なるほど、それはありますね。確かに女性の手だと少し大きく感じますよね。持ち運ぶ人ならミニサイズがおすすめです。私は持ち運ばないのでレギュラーを使ってます」

池本「あーそうなんですね、私も持ち運ばなければ大きい方がよかったです」

藤谷「会社でしか使わないし、あと字が小さく書けないので(笑)」

松本「僕もタスクなどを全部書き出しているので、必然的にレギュラーサイズを使っています」

藤谷「その人のスタイルによって分かれますね」

松本「あと裏の情報欄、地味に使ってます。デザイナーにとっては基本のことかもしれないですが、プロデューサーにとってはとてもありがたいです」

池本「定規はよく使いますね」

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社内ルールを取り入れて自分ルールに

藤谷「最後に使いやすくするための自分ルールってありますか?」

池本「色分けとかはしていないんですけど、スケジュールの書き方を自分でわかりやすく変えています。例えば社内のミーティングでもデザイナーだけのミーティングだったら『インナー』、宮田さんが入るミーティングのときは『宮田インナー』としたり、クライアントとの打ち合わせは『来社』としたり」

藤谷「タイトルで使い分けてるんですね」

樋野「あとはクライアント名を記号で書いたりですかね」

池本「そうですね、基本的に宮田さんのホワイトボードの書き方と一緒なんです」

樋野「池本さんの話とも通じるのですが、記号(クライアント名を簡略化した記号)、会議のタイトル、場所といったようにスケジュールは簡潔に書くことや、会議はお昼休憩や準備のことを考えて13時からじゃなく、13時半から取るといったような、ドラフト内のスケジュールに対する考え方が染み付いている感じですよね」

藤谷「なるほど、会議時間の取り方まで」

樋野「そうですね。だから宮田さんとのスケジュール調整が多い私にとっては、宮田さんのスケジュール表とクリエイターズダイアリーって相性がよくてとても使いやすいです」

松本「確かに、僕も同じだ」

藤谷「プロデューサーのみなさん一緒なんですね。そういう社内のスケジュール管理の仕方が自然と自分にとっても管理のしやすい方法になってるんですね」

樋野「そうですね」

藤谷「社内の考え方や、日々の業務や職種によっても使い方って変わってくるんですね。本日はどうもありがとうございました!」

 

▼第1回目<営業部編>はこちらよりご覧いただけます。
「クリエイターズダイアリー」わたしはこんな風に使ってます<営業部編>

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▼D-BROS MAGAZINEではクリエイターズダイアリーの活用例をご紹介しています。
「クリエイターズダイアリー」わたしはこんな風に使ってます<営業部編>
クリエイターズダイアリー活用例:プロジェクト欄は自由に設定
クリエイターズダイアリー活用例:自分なりのルールを作る
クリエイターズダイアリー活用例:逆算してスケジュールを組み立てる
クリエイターズダイアリー活用例:小物アレンジで自分らしい1冊に
「大事なこと」と「長期プロジェクト」と「メモ」で使っています。
クリエイターじゃない人にも結構人気あります。

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